云盘出现之后，搭建共享数据库的门槛大降，石头就申请了办公室公用账号，为大家安装了云盘客户端，决心建一个自己的云库。云库主要划分为两个区域，一个是资料共享区，一个是工作共享区。
资料共享区事先建立好分类目录，比如校长讲话、书记讲话、贺信、主持词、重要报告、活动方案、照片、视频、其他等，请大家把自己电脑里的相关材料按规划统一上传到资料共享区，很快就形成了一个包含数万文件的庞大资料库，大家随时可以在电脑、手机上对资料库进行搜索调用，沉睡在硬盘深处的很多文件资源一下子活了过来。
想想以前，在接到写作任务的时候，常常要打n个电话找材料：小李，你那有没有以前的类似稿件？小王，你写过这个主题没有？都发给我！搞得单位里鸡飞狗跳，自己也疲惫不堪，还没动笔，激情已消减大半。云库建成后，只消自己用关键词搜索几下，之前的相关文档就都蹦出来了，很多都可以直接套用。
工作共享区主要是供办公室内部共享手头的工作。比如，石头负责起草某次校长讲话的初稿，以往起草完毕后只能通过邮件发给科长，科长改完后再发给副主任，副主任改完才是终稿，有时候稿子一多，发来发去自己也糊涂了。现在我起草完就会放到云盘的工作共享区，科长直接通过云盘就能查看修改稿件，科长改完在文件名中标注一下，再通知副主任修改，这样一来就不用稿子满天飞，一个文档就进行到底，而且留在工作共享区的都是最终版本的文件，用计算机专业的话来讲，大概就是极大减少了数据冗余。
3．用云笔记记录点滴
过去，要想保存点信息可不容易，有的人做小卡片，有的人剪报，总之，效率低下、费时费力。
云笔记的出现让知识保存不再是一件困难的事。在网络上浏览过有价值的信息，我们可以轻松地把它保存下来，然后同步到云端，以后需要的时候就不再需要网络搜索然后筛选了；并且，现在大多数云笔记本产品都支持多终端登录，通过智能手机、平板电脑就可以查看这些信息，同时也可以随时随地地记录我们的所见所想。
在众多云笔记产品中，evernote和有道云笔记出现较早，也比较受欢迎，其他还有googlekeep、微软的onenote、盛大的麦库记事，以及新点科技的fit云笔记等。石头一直用印象笔记evernote，我们可以使用evernote很方便地创建一条笔记。
点击evernote主窗口的顶部“新建笔记”按钮就可以创建一条笔记，这时候给笔记取一个能够显示笔记内容的标题方便以后搜索。然后点击笔记的正文部分并开始输入文本，用户可以改变文本的字体、字号或者颜色，或者也可以将文本调整成粗体、斜体或者下划线体。一旦完成了笔记的输入，不再需要做任何事情，evernote会自动保存并同步你的新笔记到evernote服务器。
并且，evernote支持多平台访问，用户通过智能手机也可以随时随地新建和浏览笔记。evernote可以存储许多不同类型的内容，不仅仅是文本，还可以存储图像和音频消息。另外，做笔记时如果有附件，evernote可以方便地添加文件，用户可以轻易地把文件放进印象笔记本里，并配合其他操作、任务和工作项目使用它们。evernote还可以保存微信文章、聊天记录、网页，微信上看到好的文章、和爱人之间甜蜜的呓语，都不必再担心丢失或占用空间，保存到云笔记里就能随时看到了。
4．是时候有一张二维码名片了
二维码现在铺天盖地，已经成了很多场合交换信息的标配。二维码是能够将大量信息图形化传播的一种工具，借助手持终端，别人就能快速读取二维码的相关信息。以手机为例，只要你安装了二维码识别类软件，启动软件，对准二维码图片扫描，就能够获取并存储二维码上面的信息。现在越来越多的人都会使用手机扫描二维码了，大家慢慢养成了习惯，看到二维码就习惯性地去扫一下，好像通过二维码真可以做到“手机扫一扫、便知天下事”似的。
以前在办公室工作，要留下联络方式，无非见面后打招呼，交换名片，现在将你的名片信息生成二维码，印制在名片上，或者直接通过手机发送二维码，已经成为一种潮流。对方拿到你的名片，不再需要敲击那令人手疼的手机键盘，打开扫码，将摄像头对准名片上的二维码，只需要3秒，即可将你的名片信息录入到手机通讯录。名片的信息展示不再局限于一张卡片的大小，也不再局限于面对面的距离。
二维码是一种开放标准，所以国内二维码名片市场目前处于混沌状态，尚未统一。有些二维码生成工具可以直接把信息写到二维码里，有些则其实只是个网址，扫描后会链接到你个人信息的页面。石头觉得大家可以根据自己的实际情况选择。如果想包含尽可能多的信息甚至图片、视频，还是链接到网页吧，如果只有姓名、联系方式、地址等信息，直接写在二维码里也未尝不可。
首先，百度一下“二维码”，找一个靠谱的二维码网站，就选排第一位的在线二维码生成器好了，比如石头一般用号称国内最大的草料网。进入网站后找到名片功能点击进入，在对话框侧输入想要展现的信息：包括基本信息、联系方式和其他信息。草料网生成二维码还可以添加头像，这似乎是该网站独有的功能，石头试过，这些信息可以在手机上非常完美地展现，且同步保存到手机通讯录，效果棒棒哒。
点击生成按钮即可生成名片二维码，拿手机扫一扫看下名片在手机上显示的效果如何。如果有信息错了，就修改下，然后点更新二维码名片按钮。最终生成满意的二维码名片后，下载二维码图案。
这个图案可以印到纸质名片上或者保存在手机上，见面时发给别人或者请别人扫描，也可以直接以图片的格式网络传播，比如通过微信或彩信发送，附在电子邮件的签名栏里，等等，十分方便。