待处理的好说，前面已经提到，让它们躺在桌面上好了；参考资料也好说，单建个参考资料文件夹，按“基本信息”“数据”“文件模版”等丢进去就好；关键是这个库存文档，占了大头，里面细分要花些心思。石头提供几种横向纵向划分思路。
b按部门分/b
比较适合联系工作面比较广的同志。比如某领导在市里分管农业、畜牧、乡镇企业、水利等工作，那么协助这位领导开展工作的办公室同志，电脑里的库存文件也应该按照领导的分管部门划分，农业局相关文件、水利局相关文件，等等，一目了然、互不干扰。
b按时间分/b
比较适合做专项工作的同志。比如某位同志在办公室管文字工作，主要任务就是写稿改稿，那么把稿子按类别分其实意义不大，不如就按照时间线来捋，1月、2月、3月，等等，逻辑也算清楚。
b按工作内容分/b
比较适合工作事项杂，或者是做综合工作的同志。石头在综合部门的时候，常常要联络全单位80多个部门，文件夹按部门分那绝对是不可能完成的任务；按月份，也不现实，文件类型杂七杂八，有议程、有讲话、有通讯录，有调研、有大会、有会见，放到一起相当于没整理。这时最好就根据自身分工的实际，按工作的条块来规划文件系统，分为对外联络、大型活动、重要会议、调研活动、来访接待，等等。
3．层级太多是在给自己挖坑
很显然，文件系统建立起来后，其实总是处在动态的变化中的。每过一段时间，总会有大量原本在“收纳区”的文件排队被分配到各个文件夹。
当一个子目录中的文件过多时，你就应该继续往下建立子目录，因为，一个文件夹中如果文件超过100个的话，查找会比较费劲，还是得依靠文件检索工具，这样就有违分类的初衷，必须得往下分类。
但分类的细化就意味着层级增多。层级越多，浏览的效率就会越低，所以整个结构最好控制在三级以内。应对的办法就是脑子里应该有根弦，宁愿多增加一些横向的文件夹，也要尽量控制纵向的层级数。
还需注意，越常用的类别文件，对应的文件层级就应该越高，原因很明显，层级高意味着可以更快地访问，你可以选择将目录的层级上调，或者发送这个目录的快捷方式到桌面。
正如设立“收纳区”的原理一样，分类整理是必需的，但分得太细太多绝对不是一件好事，所以石头建议任何大目录下建议都建立一个名为“其他”的文件夹，这个文件夹存放两类文件：一是实在不好分类的文件；二是只有一两个文件。不值得再建立新的子目录保存，暂时存放在“其他”里。
4．习惯才是最重要的
石头上面说的都是“想”这个层面的事，但每个人内心都知道，整理的关键其实不在于怎么安排规划，而在于是否能够持之以恒地落实和执行之前设计的规划，想得再好，即使用“中图法”去分类文件夹，做不到也是没用。
石头小时候是这方面的典型负面案例。小石头有一个很大的书柜，石头爸很爱给石头买书，书柜里很快都塞满了石头自己的书，各种童话大王、各种漫画、各种百科，很快这个书柜就成了家里的卫生死角。
石头怀着对图书档案学的朦胧好感，饱含雄心壮志打算把书柜整理成环境优美、秩序井然、分类科学、取用便捷的家中典范。
第一步，先把所有书籍统统推到地上，把书架空出来；
第二步，对已有书籍进行分类，文学、科学、教材、工具等十几个门类；
第三步，粗略统计每一门类书籍的大致数量；
第四步，根据书籍门类和数量对书柜进行分区，确定每个格子书籍类别；
第五步，制作一批小纸条，认认真真地在上面写上文学、科学、教材等字眼；
第六步，把小纸条贴在相应的书柜格子上；
第七步，把地上的书按类别上架。
经过这一系列对六七岁的石头来说绝对算得上浩大的工程之后，果然一个环境优美、秩序井然、分类科学、取用便捷的书柜诞生了。
故事并没有完，现实的残酷在于，大概没过半年，书柜又一次成为家中的卫生死角，这样的浩大工程只能重新来过。很快，小石头对这样没有尽头的工作就失去了耐心，书柜的环境从此一蹶不振。
小石头的问题在哪？当然不在于文件系统的谋划和分类，他已经做到了他所能达到的最高境界。问题在于，图书存放系统建立后，他没有定期整理的习惯和意识，指望毕其功于一役，那肯定是行不通的，文件系统只能定期走向崩溃。
所以石头的建议是，一定要形成自己固定整理文件的周期，这个周期最好不要超过一个月。
比如办公室经常会值夜班，石头所在单位大概两周一次夜班，这个夜班就是石头自己的整理时间。利用夜深人静的时候，把积攒了两周文件的“收纳区”来一个大扫除，该处理的尽快处理，该删除的果断删除，该归档的按类别归档，目标是恢复一个空空荡荡的“归纳区”。
要强调的是，和纸质文件一样，电子文档也需遵循“断舍离”的原则。对于资料来说，最重要的是了解你存储的资料对你是否有用。如若不能吸收转化为知识能力，资料再多也不能体现其价值，而且会让你的文件过于繁杂，因此定期清理无用文件尤为重要。
比如，石头觉得，以下文件果断删除，毫不可惜：已过期，无任何保留价值的文件；重复的文件、模式化的文件；可以从网络上轻易下载到的文件等。
另外，郑重说明，整理并非石头的强项，这里介绍的说到底还是石头的懒人懒办法，如果你有更为科学、更加独到的文件整理方法或心得，一定要留言告诉大家哈！