1．改变你的心态和习惯
几年前，当几乎所有文档都已经电子化的时候，石头还在孜孜不倦地保存纸质文档，以至于自己经常被埋进文件堆里，或是重要的会议通知不知道混进了哪堆纸里再也不出现了。
后来，石头开始定期整理纸质文档，把它们按月归档，放进箱子封好，很快办公桌虽然清净了，大大小小的纸箱又堆满了办公室的角落。直到有一天石头发现，虽然费尽心思保存了浩繁的纸质材料，却似乎从来没有打开过这些箱子，箱子们不过是暗自在角落里发黄，这才导致我对自己的归档习惯产生了怀疑。
“我连一张纸都不会丢！”这是石头以前常常挂在嘴边的一句话，我把保存所有的纸质材料当成是一种美德。是啊，当然得留下，“万一”哪天需要用上了呢。
事实上，这样的“万一”也并非没有发生过，但是当我动了要去找到一张纸的念头的时候，又在堆积如山的文件前退缩了，最终我也没有找到我需要的那张纸。我发现保存纸质文件的习惯，往往并非基于实际需要，而是基于一种有一天，某一份纸质文件必然会被用上的执念。
于是石头下决心改变这种非理性的执念，克服“万一”心态。
我做了认真的分析：因为零散的纸质文件不太占地方，如果抱着一种“多留一张纸没什么大不了”的心态，很容易就堆积起来，造成“不需要时很碍眼，需要时找不到”的后果。
既然找不到，还不如不留着。自己只留存最少的纸质文件，才能保证有用的文件能够被迅速定位，起到相应的作用，方便自己、方便同事。除了一些“必须”类、“证明”类文件需要原件，大部分情况下我们需要的不是那一张纸，而是纸上的信息。
这时候可以考虑：我还可以从别的地方取得这些信息吗？当然可以——大部分的纸质文件都是由电子文档打印而来，只要保存好电子文档，纸质文件可以随时重新打印；假如手头只有纸质文档，也可以和材料提供方取得联系，请教能否分享一下文档，大多数情况下他们会乐意提供电子文档；又如，很多资料信息，如果完全可以从网上取得，也没有保存的必要，像电器的使用手册啦、各种说明书啦、法规制度汇编啦，平时是不需要的，只有在出现问题时，可能会需要看一眼。这种情况下，无须保留纸质文件，实在要用时，去网上找生产商、数据库下载电子版即可。
想通了，事情就好办了。于是石头下决心克服“万一有用”这类的心态，改信“纸质资料一定要毫不留情的丢弃”。每次活动后，我都会在确认有电子文档备份之后毫不犹豫地把议程、会议手册、讲稿等毫不犹豫地扔进文件销毁袋。
自那之后，我发现我很快乐，除了收获奋力一掷的那份快感，我还有了更整洁干净的桌面，更一目了然的存档，甚至更高的工作效率。
2．该留下的也千万别扔掉
“毫不留情的丢弃”是一剂猛药，为的是打通你的经脉，矫正你的顽疾，即所谓的矫枉务必要过正。如果你接受了，做到了，我们可以再来一些辩证法，说说哪些纸质文件你最好还是留着，需要你在丢弃前加以思考和判断。
原件类：各类正式文件、证书，证明、直接签署的协议，等等，这些纸质文件具有正式的效力，不但不能丢，还要好好收起来。
批示类：领导亲笔批示、在稿件上的改动、随手写就的便签等，一方面具有管理效力，有时甚至是办事的“尚方宝剑”，也是开展工作的一种参考，需要认真保存。
资料类：一些上级单位或兄弟单位提供的数据材料、统计资料、材料汇编、通讯录等，往往没有电子版，在今后的工作中又会频繁使用，就需要妥存。
借鉴类：一些设计新颖精美的会议手册、邀请函、议程、接待手册、年报、单位简介，等等，如果非常精美、极具特色，对你今后的工作或开展类似的活动有一些参考借鉴的意义，就留下它们吧。
需要特别强调的是，留下一定只能是例外，原则仍应当是“丢弃”。
3．收到名片应全部进行扫描
相信有不少办公室人都和石头一样做过这样的工作，每隔一段时间，将瘫倒在桌上的数百张名片分门别类一一塞进名片夹中，再用一张excel表把信息登记上去。
这项工作十分繁复，完成它靠的是坚强的毅力，石头早已摆脱这种苦刑，但大概还有很多人还是乐此不疲。
事实上，真正重要的联系人早已被我们存入手机通讯录，所以剩余名片的地位显得非常尴尬，很少有人承认上面印的名字都是相对不那么重要的联系人。那么，丢掉？似乎也不合适，万一哪天机缘巧合，又需求到别人门上，不就抓瞎了？
大部分时候，名片属于那种让人无处安放又弃之不舍的东西，它不像邮票一样有欣赏价值和升值空间，因此也没有太大的必要专门准备一个像集邮册一样的名片夹。其实对于名片，你大可不必如此纠结，只要有智能手机，你可以轻松把它们转化为文字并储存起来。
在苹果appstore和android应用商店中，宣称专门提供名片识别和管理功能的app不下10款。其实功能都大同小异，你可以自己去appstore搜索试试，假如你懒到非要石头推荐一款，那我觉得经纬名片通可能是最适合办公室人的。
因为经过石头对六款相关软件的实际测试，它有着显著的优点：可以连拍，经纬名片通可以进行连拍，而且用户在连拍的同时可以直接添加名片背面信息；识别率高，本地识别后，该软件会自动在云端进行校准，可以近100%的准确识别各式各样的名片；自动生成电子名片，该软件可以将名片正反面的信息进行整合，快速准确地上传到手机当中，最关键的是我们无须排版，软件就为我们自动生成电子名片，可以立即添加到通讯录中；完全免费，这个不用多说，我实在不想为了扫个名片还要在在线商店上付费。
对待接到的名片，你应当养成习惯，拿到别人的名片后立即用手机软件进行扫描储存，转化为电子名片后存储在通讯录中，至于纸质名片，就偷偷地丢掉吧，但注意千万别被别人看见，要知道，不论谁看见自己的名片被丢进销毁袋都不会好受。
4．在废纸堆中效率更高纯粹是不靠谱的话
石头是独生子，从小就习惯于把家里折腾得乱七八糟，反正有父母跟在后边收拾。工作后到了办公室，也不知收敛。
文件堆成小山，纸张四处散落，私人物品塞满了抽屉，桌上喝剩下的半杯茶水、过期的报纸与杂志都不稀罕，领回一盒中性笔，用不了一个月就得沦落到问人借笔的地步，很多材料到用的时候，不是拿出来的，而常常是扒出来的，领导同事见了石头的桌子都皱眉头。
石头振振有词，这不是有研究人员通过一系列的相关研究发现，员工在身处凌乱的环境中时，在试图简化手头的任务时，其实思维更清晰，视觉和心理的杂乱会迫使人们集中精力，而且更能厘清思路。爱因斯坦和罗尔德等著名科学家、思想家和作家都以桌子的凌乱而“著称”。
石头的名言是：“凌乱的办公桌也许并没有看起来的那么不利，它们所激发起的解决问题的方式可以提高工作效率，或者增强办公室人处理问题时的创造力。”可惜的是，激发创造力的好处还没看得见摸得着，石头自己先崩溃了。
一是因为时常翻腾一晚上也找不到曾经见过的一张会议通知，或是同事来找我要份上上个月的资料，然后我吭哧吭哧地在文件栏里找……在抽屉里找……在那几堆文件中找……最后……还没有找到……面对同事“找到了吗，急着用啊”的问询，真的好惭愧啊。
二是只要有同事到办公室，都会围到石头的办公桌前参观评论一番，嘴里还啧啧称奇，“不整洁”的名声眼看就要流传开来。
事实上，杂乱的办公桌是否能够激发创造力姑且不论，不整洁的办公桌对办公室人的危害是致命的。