如果会场停不下，但不远的地方有空地，那就把空地划为停车区域，安排好停车场和会场之间的摆渡车；
如果会场场子大，停车条件不错，那就请保卫部门安排人手，规划好车位，确保停车秩序。
至于如何管理好出入会场的车辆，一般有三种方式：
一是提前请各单位报车号，这种方式适用于小型的会议，最好不超过10辆车，否则保卫部门辨识起来就有困难。
二是请参会单位自己打印车证摆放在车窗前，比如8月22日开会就打印“8.22”，或者开什么会就打印会议名称，这种方式比较省事，只要在会议通知里说明即可，适用于参会车辆多，停车场也够用的情形。
三是随着会议通知寄发停车证，这种会议一般规格高，很正式，车证也是专门设计过，一方面有一定的宣传意义、纪念价值；另一方面也方便把参会人员的车辆分类，比如“一类车证、二类车证、普通车证”对应不同的停车区域等，方便管理。
4．不错的会议背景板，你值得拥有
虽然现在有规定，讲究节俭办会，不提倡开会时搞得花团锦簇、红旗招展、锣鼓喧天的，但大型活动的会议难免会遇上需要竖背景板的情况。当然，大多数时候背景板的设计是交给设计公司的，用不着你去描描画画。
但是，首先，背景板设计什么思路什么内容还得咱们办公室人给公司提要求；其次，你要是不具备基本的背景板审美素质，肯定要被人家忽悠，最后假如活动现场效果惨不忍睹，板子还是要打在你身上。
背景板起到的作用是突出活动的主题，展现活动的主要内容和精神，一块好的背景板能够带给观众强烈的视觉冲击，让人们对本次活动留下强烈而且深刻的印象，从而主动地提高单位形象，展现单位的实力与品牌。
b活动档次与背景板复杂程度成反比/b
在关注了几十个大大小小会议活动的背景板设计之后，石头悟出了背景板设计的基本原则，那就是，越是高端大气上档次的活动会议，背景板就越是简洁；越是土豪且土气的活动，背景板就越是花哨。在现场，我们把注意力都放在了领导身上，但事后一看照片才惊呼，怎么这么丑，像是刚去城乡接合部参加完一场展销会回来。
好的背景板各有各的妙处，但有一条是共同的，元素越少越好，装饰越少越好，留白越多越好。千万别觉得背景板设计的太简单呀，刻意加些什么书法字、祥云底纹、阴影等繁复的效果。你心里要有数，实际喷绘效果跟电脑上看的可能会有严重偏差，假如元素太多，现场强光一打就会显得整个画面非常脏，乱糟糟的一片。
还有不少人会选择个性化字体，让观者分辨半天也不认识，这也是犯忌讳的。会议主题是否突出与字体变化关系不是很大，关键是设计师要进行合理布局，常规的楷体、雅黑、宋体照样能达到惊艳的效果。
b视觉盲区一定要注意留白/b
一般来说，会议中背景板的高度通常大约是2米到5米，宽度则视场地情况和上台的人数而定。背景板的尺寸大小没有什么诀窍只能凭经验，大了显得傻，小了又不大气。办公室同志要科学设计背景板的尺寸，根据尺寸考虑怎样设计整个版式，需要统筹考虑的因素其实很多，比如主席台是否坐人？演讲嘉宾的位置在哪儿？等等。务必要根据实际情况设计，保证主席台或演讲者背后出现会议logo和主题标识，因为主席台或演讲者背后才是曝光率最高的点。对于这种拍摄高发区，要着重凸显主题和logo，并处理好彼此间的主次关系和比例大小，以不使人感到突兀为原则。
另外，背景板前一般都要为活动预留站位、演讲台、主席台、沙发等的位置，那么意味着从地面往上约80厘米是属于“无效面积”。中国成年男性的平均身高为169.7厘米，所以这个区域会因为嘉宾遮挡而形成“视觉盲区”，应该把主题、logo、时间、地点等核心元素尽量往上移，盲区部分的留白可用相对抽象或写意的元素作为底纹来装饰。
背景板的颜色自然首选单位标准色，一般来说，没有特别要求的情况下红色和蓝色永远百看不厌。红色透着中国传统和喜庆氛围，蓝色嘛，看看两会和国务院的新闻发布会就知道了。
因为红色代表着吉祥、喜气、热烈、奔放、激情、斗志。蓝色则表现出一种美丽、文静、理智、安详与洁净。忌混混沌沌的土黄色画面，中国传统的红绿色系搭配，花哨和眼花缭乱的背景色选取只会与会议现场格格不入。如果想追求更高的格调，可以尝试白色和黑色。
b身体要紧，背景板安置好之后千万要记得散味/b
有一次单位临时接到上级领导视察的任务，活动开始前的头一天晚上石头才带领一班人马匆匆忙忙搭建好背景板。晚上石头的领导到现场踩点，查看会场布置情况，一进会场就皱起了眉头，连声说味道太大没法进。
我们仔细闻了闻，确实太刺鼻，整个会场弥漫着一种化学涂料的气味，几分钟就熏得人头晕目眩，严重威胁到大家的身体健康。我们只好连夜调集几台鼓风机，整宿在会场鼓风通风，又放置了大量活性炭，喷洒了空气清新剂，好在第二天早上味道就不那么浓烈了。
气味难闻是背景板搭建中最容易引起与会者不快的问题，背景板喷绘用的墨水是由各种化学色料调配出来的，含有挥发性化学物质，有着强烈的气味。一般背景板面积又大，在封闭的空间里会造成室内空气严重污染。一些会议前期准备不足，在开始前两三个小时或者更短时间才把背景板悬挂上去，距离稍近就明显感觉有刺鼻气味。所以建议背景板还是早些搭建完成比较好，同时在会场用空调等设备通风换气。
如果时间实在来不及，或者对现场环境舒适度要求十分高，建议使用绿色环保无味喷绘，制作完成5分钟以内，一切化学药剂的味道很快挥发完毕，现场搭建时已没有任何气味的困扰，只是这种喷涂技术价格会比普通背景板要高。