1．安排贵宾室才体面
工作一年多之后，领导第一次让石头独立筹办一个会议，会议开始前，领导问我，石头，都安排好了吧？都没问题了吧？我自信心爆棚，拍着胸脯保证，一切就绪，您放心吧。
会议开始的时间快到了，有几个客人已经提前来到会议室门口，我满脸笑容地迎上去，想把客人往会议室引导。这时领导却高声对我说：石头，把客人带到贵宾室先休息一下！我顿时傻掉，贵宾室根本就没有准备！
于是石头火急火燎地去找服务员把贵宾室的门打开并沏上茶水，仔细琢磨，心里愈发忐忑不安：自己太自信，考虑得还是不够周全，要真是按照以前的计划，不设贵宾室，直接把客人引到空无一人的会议室坐下可不就尴尬了！
在会议服务时，我们大多把注意力放在会场这一“主战场”上，对贵宾室则往往不太花心思。其实，在召开较高级别的会议时，贵宾室作用很大，一般应当在会场旁边安排贵宾室，并安排专门的服务员，备鲜花、茶水等，供来宾和我方领导在会议前后进行短暂休息和交流。贵宾室一般用于三种场景，石头刚才提到的事例就是第一种：
会议双方或多方抵达会场的时间不同，主会场还比较空旷时。这时不宜直接把宾客安排到会场，你想想，孤零零的一个人或者几个人坐在偌大的会场，是不是只能左顾右盼、看看手机之类，十分孤独寂寞冷，不如把客人引到贵宾室，奉上一杯热茶，陪客人坐会儿，介绍下本单位的情况或者活动信息，显得更加尊重和妥帖。
第二种情况就是举办大型活动，参加人数众多，正式开始时间还没到，主会场就已经人声鼎沸，闹闹哄哄，这时如果让嘉宾提前进入会场，一方面不利于嘉宾休息交流；另一方面也有可能造成会场骚动，先把嘉宾带到贵宾室休息，会议开始前再请嘉宾到主会场入座就更合适。
第三种场景则是会议活动正式开始前，我方领导小范围会见与会嘉宾，以示重视，尽地主之谊。这时双方应该有一个安静私密的会谈环境，说点悄悄话，主会场显然不是个好地方，贵宾室就又有了用武之地。
2．不要在现场当甩手掌柜
现在会议服务专业化程度越来越高，分工越来越细。中大型会议一般都有数量不少的专业服务人员，比如音响设备有专业的音响师调试维护，引导入位有专门的礼仪人员，端茶倒水有专门的服务员。
有了这些专业人员襄助，办公室工作人员在会议现场似乎就只用做些统筹和管理的工作，吆喝吆喝就行，大部分时间都无所事事了，反正音响有人调，嘉宾有人领，茶水有人倒。
石头在这里要奉劝各位同人一句，甩手掌柜千万当不得。
管理好现场服务人员，督促他们做好相关工作固然重要，摆正位置、俯下身子，在会场时把自己放在普通服务人员的位置上，亲手去做、亲自去试也很重要。
过去有一句流传甚广的俚语，叫“领导没来我先来，看看谁坐主席台；领导没讲我先讲，拍拍话筒响不响”，虽然有戏谑的意味，但也不无道理。
刚参加工作不久，领导让石头安排一场电视电话会议。这不是什么难事，石头在电话里对服务人员的有关工作进行简单安排后即赶赴会场。会议进行得十分顺利，现场大屏幕同步播放的上级领导讲话图像非常清晰，效果十分理想。一切似乎都在按着自己预先设想的流程有条不紊地进行。
但让石头万万没想到的是，会议结束后领导没有像往常一样直接离开，而是让参会代表留下来，临时开了一个讨论会。此时大屏幕上正在播放着其他会场的散会离场画面，一位领导吩咐我赶紧关掉电视画面，我先是愣了一下，突然意识到自己竟然不会操作，赶快跑到设备室请工作人员过来帮忙。
请来工作人员关掉设备来去虽不到两分钟，却也让台上的领导们“熬”过了一段尴尬的等待时间。这就是关键时刻因对技术人员过度依赖而使自己工作陷入被动。
会场有音响调试人员，你也别站着，去拍拍话筒，试试音量，确保不出纰漏；
门口有迎宾员，你也别坐着，笑脸迎上去，打个招呼问声好，毕竟迎宾员肯定叫不出嘉宾的名字；
场子里有服务员倒水，你也注意盯着看着，看看有没有嘉宾水没及时加，有没有嘉宾不喝茶只喝水，给服务员打个招呼，让他们过来照看。
有事没事在会场各处转转，看看坐签顺序对不对，看看桌上摆的材料全不全，看看各个小组的工作人员有没有到位，总之，别闲着，甩手掌柜在会场上当不得。
3．考虑好出入和停车问题
现在开会不同往时，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了，一般都会开车赴会，有时甚至一个单位就开来好几辆车。尤其是大会，会场一下子涌进来好几百辆车也不稀奇，这样的会不提前研究准备停车问题那肯定是一场灾难。
开大会前，就要提前估算会场可能要应对的机动车流量，如果会场完全不具备停车条件，那就提前通知到参会单位，会场无法停车，请他们乘坐公共交通工具；