b时间别太长/b
在做议程的时候，每项议题最好能分配一个时间限度，比如20分钟，并在议程里明白地标示出来。会议中，如果某个议题超时过多，会议主持者还要及时提醒。这样既确保大家不会超过规定的时间，又可以留出足够的时间，以保证所有被列入的重要议项都能得到充分的讨论，完成预定目标，得到正确的决策，按时吃饭。
b人员别太杂/b
“陪会”是很多办公室同志最深恶痛绝又常常碰到的。明明需要我参与的议题在第五个，却非通知我8点一开始开会就得到会，结果在会场坐了两个小时才轮到跟我相关的议题。参会人员杂乱导致的“陪会”本质上就是议程安排不妥当的问题。
所以，尽量不要在一次会议上同时安排几个风马牛不相及的议题；如果确有需要，那也把议程做得精细些，议题的衔接紧凑些，明确哪个阶段需要哪些人员参会，哪些人员可以在哪个时间到会，都提前做好规划，这样既有利于避免“陪会”现象，也有利于减少会场内的参与人员，确保相关部门的共同协商和议题内容的保密。
3．为每个上会事项准备一个memo（备忘录）
为了让与会者更全面地了解需要上会讨论的事项，讨论时有的放矢，办公室同志们都会提前准备会议材料。一般来讲，大家都会把大部分精力放在搜集准备材料的“全”上面，恨不得把事项相关的各种请示、报告、背景材料、专家意见、解决方案都一网打尽，装订在一起。
准备详尽的材料当然没错，这有利于参会者提前研究材料并做好参会准备，同时在会上如果就某一问题产生疑问或争论，也可以及时翻查相关资料。
但材料过多又会导致文字冗长、内容繁杂、主次不分，厚厚一本翻来翻去，使人抓不住要领。而且领导都是公务繁忙、行色匆匆，常常没有时间仔细看材料，甚至有时只能夹了材料就上会场。
这就要求我们在准备详尽的议题背景材料的同时，抽出时间和精力制作一个memo，即“备忘录”，以便与会人员快速掌握事项的基本情况，了解需要讨论和研究的“争论点”“发力点”在哪里。
memo篇幅千万不能长，最多一页纸，一般应当有以下内容。
b事项来源/b
事项名称、事项呈报部门。是上级领导提出的，还是下级部门请示的；是群众反映的，还是办公室收集的。
b争议焦点/b
相关部门的不同意见是什么，分歧各方的观点及各自依据是什么。
b请示事项/b
需要会议拍板解决的问题有几个，到底是哪些。
b决策建议/b
相关部门经调查研究提出的工作建议，即主管的职能部门觉得怎样办才好，以及之前的会签意见及相关领导的批示意见。