1．自建档案来帮你
案例1：该去看望哪些老教师呢
年底了，校领导照例要看望学校德高望重的老专家、老教授代表。领导吩咐说，石头，你回忆回忆，今年我联系的学院还有哪些年龄较大的老教授“五一”“七一”、教师节都没有来得及看望的，年底去看看这些老师吧。
要知道，每年领导都会在元旦前后“五一”“七一”、教师节期间集中看望学校老教师。这几次看望下来，被看望的老师加起来也有20余人，哪些看望过哪些还没来得及看呢，可不能是糊涂账。我绞尽脑汁，搜刮脑海里的回忆，勉强凑出一份已看望教师名单，又在已看望名单之外起草了一份拟看望教师名单送上了领导的案头。
领导扫了一眼名单，疑惑地问我，哲学院的××教授不是“五一”的时候看望过吗，怎么又列进来了？我一拍脑袋，是呀，当时还是我陪着领导一起去的，陪着××教授还聊了好一会儿朱熹思想，怎么一点也没想起来。
案例2：地址到底是哪
领导最新的著作出版了，交代我寄几本书给外校一位a老师，随手递给我一写有a老师电话和地址的纸条给我。我按领导的要求把书寄出，满心想着这张纸片应该没用了，就丢进了文件销毁袋。没想到过了一个多月，领导又递给我一些书，交代说，石头，还是按上次你给a老师寄书的地址再寄一些书给他吧！
石头顿时傻了眼，扭扭捏捏了半天，只好对领导实话实说，领导，十分抱歉，上次您给我的纸条我没有保存，您看要不您再给我一次联系方式？领导无奈地说，a老师是我在一次会议上碰到的，他想跟我要几本我的书看看，就在会场上给我留了张纸条，我把纸条给你了，这样，我再通过其他人看能否联系上他。最后，领导通过其他途径再次打听到a老师的联系方式，我才得以帮领导把书寄出。
案例3：竟然错过了会议反馈时间
还有一次差点捅了更大的娄子。主管部门邀请领导参加一个工作论坛，收到邀请函的时间很早，我请示过领导，领导说还早，到时候看日程安排再定。我扫了一眼，离论坛还有三个月呢，提前半个月的时候再处理反馈完全来得及，于是连内容也没仔细看，就把邀请函随手塞进了文件柜，心里又盘算起近期的活动。
要不都说时间如白驹过隙，当石头已经把这件事情忘得一干二净的时候，主管部门打来了电话，口气很急迫，别的单位都已经反馈了，你们怎么还没有反馈？而且论坛还要求提前报送材料，现在材料怎么也没有见到？我惊出一身冷汗，翻箱倒柜总算是找出了邀请函，一行一行读下来，果然已经过了反馈日期和材料报送日期，这下工作可太被动了。深吸一口气，我拿起已经不那么整洁的邀请函，走进了领导办公室承认错误。
出了这几次纰漏，石头意识到，这几次错误，都是吃了没有档案意识的亏，问题出在不注意保存和整理办公资料。于是对保存整理领导个人档案真正重视起来，靠着思考和摸索，建立起一套自己的档案系统。几年的实践证明，这种秘书建立的领导档案，虽然不够专业和正式，但却能成为办公室正式档案系统的有益补充，更可能会在一些时候发挥意想不到的作用。
b首先是全面、详细地做好领导日程及活动的记录/b
大部分秘书都会提前为领导编制每周或每月日程安排，但这种安排往往变更频繁。领导的活动时常会增加或取消，有时就连秘书也不能完全掌握，时间一长，就成了一笔糊涂账。为了忠实详细地记录领导们实际的活动安排，在办公室负责人的支持下，我们开始每天编制《昨日要情》。
早上上班时秘书们将前一天领导们的实际安排汇总给我，我来进行统一编制。《昨日要情》既记录领导参加的所有活动，也记录领导们研究问题、会见、谈话的情况，要求尽量细致，所参加会议的主题和与会主要人员、单位一般也记录在案，周末和节假日的公务活动安排也要求在上班之后第一时间汇总。
b其次要分门别类妥善保管好领导的书写资料/b
领导在正式公文上的批示往往能够得到妥善保管，但保存好领导非正式的书写资料其实也很有必要。比如领导自己起草的稿件，对稿件的修改稿，布置工作时随手书写的便签，都有必要分类妥善保存以备用。
上次寄书“事件”之后，我就留了个心眼，不但把所有领导随手书写的电话、地址装入档案箱存好，还把所有领导请我帮忙寄出的信件的地址和联系人都做了详细登记，制成常用联系人表单，随时调用。
至于保存的手稿和修改稿，我每次帮忙起草文件都会翻出看看，揣摩语言风格和内容逻辑，现在我写出的稿子，时常得到领导的称赞，石头啊，点抓得很准，不用怎么改了。这其实也是良好的档案意识帮了大忙。
b再次，要收集和保存好领导的信件、会议材料、证书以及其他个人信息，个人资料/b
这些信件、证书、个人信息和资料，有些与工作有关，有些可能与工作并无直接关联。与工作有关的比如邀请函、贺信、会议通知，既是安排好当前活动的参考和依据，活动过后也仍然有资料价值，可以留存作为工作记录和学习材料；又如领导自己填写或秘书帮填的各种表格，填完之后记得留个复印件，一方面可以备查供领导参考；另一方面下次填表时也方便自己工作。
与工作无直接关联的比如媒体报道、访谈，领导发表的文章、讲话等等，往往也间接体现反映着领导的思路和观点，有必要妥善保存。2015年学校举办体育文化节，体育部门的同事就从我的档案箱里找出留存的领导接受体育媒体采访就高等体育教育发表观点的文章，之后草拟的讲话稿里吸收了很多当年领导访谈中的观点，效果很好。
b最后，还要定期对这些档案进行整理，增强系统性/b
记下的事情多了，留存的东西多了，如果不定期整理可能就会出现“东西都在，就是不知道在哪”的情况，为了方便检索，一定要定期进行整理。比如对纸质的材料，我一般是按季度进行装箱封存，同时在箱子上贴上大致的清单；对于电子文档，则会按月份整理归档。
另外值得一提的是，我每年年底都会为领导编辑本年度的个人年鉴，把日程安排、新闻报道、发表文章、重要活动的照片都编辑到一起，形成厚厚的一本册子，这样翻查起来就方便很多。
看到现在分门别类，清晰明了的领导个人档案，再回忆起刚做秘书工作时那几次尴尬和慌乱，我意识到档案意识的树立使我在做好秘书工作的道路上走得更从容、更稳当。要做好一个秘书，档案意识不容忽视，登记好、整理好、保管好领导的个人档案，不但有助于做好当前的工作，更是建立起了一座信息资源的宝库，往往能在关键时候发挥意想不到的作用。
2．领导日程的五环管理法
秘书工作是一项综合性工作，牵涉众多，既有接待会务，又有调研督查；既有文字档案，又有参谋信息。大多数时候，人们往往或是看重提升文字能力，期望有朝一日练就“大手笔”，或是醉心于当好参谋助手，希望成为领导的“贴心人”。
由此，与秘书工作相关的文章里，对文稿写作和参谋辅助的研究尤其多，但对于秘书工作的一项基础工作，即如何妥善安排好领导的日程，确保各项活动衔接流畅、万无一失，却关注不多。
偏偏日程管理对秘书们来说又是极端重要的一项工作，如果日程安排不好，无论是出现领导搞错时间地点、活动无法正常进行的大纰漏，还是发生忘带会议材料、忘带讲稿这类的小问题，都会对全局工作产生负面影响。今天，石头就和大家聊聊自己在秘书工作中摸索总结出的领导日程“五环管理法”。