纳帕尔用几个例子详述了这些努力，其中一种策略听起来十分耳熟。纳帕尔说，在她学术生涯初期，发现自己试图把早7点到深夜的每一点空闲时间都塞满工作（因为她有孩子，那段时间——尤其是晚上——变得支离破碎）。没多久她就发现这种策略没有可持续性，于是给自己设定了每周50个小时的工作时间上限，然后再来看有哪些规则和习惯可以帮助她完成这个目标。换句话来说，纳帕尔实行了固定日程生产力。
我们知道这种策略没有影响到她的学术生涯，她按部就班地拿到了终身教职，三年后又成了正教授（非常了不起的飞跃）。她是如何实现这个目标的？在她的文章中写道，遵循时间上限的技巧中有一点在于为学术生活中的浮浅行为设立严格的配额。例如，她为自己每年设立了最多出差5次的上限，不论何种目的，因为出差会制造数不清的紧急浮浅任务（从编写行程到写谈话参考）。一年5次旅行其实也不算少，但是对于一位学者而言也不算多。举例说明，纳帕尔在哈佛计算机科学系的前同事（现在谷歌任职）马特·维尔士（mattwelsh），曾经在一篇博文中写到，对于一名初级教员来说一年出差12～24次是很正常的。（可以想象，纳帕尔通过回避10～15次出差安排可以减少多少浮浅工作！）出差配额只是纳帕尔用来控制工作日的手段之一（例如，她还设定了每年阅读论文数量的上限），但是她所分享的所有技巧其实都集中于如何果决地减少浮浅工作和保护深度工作，即独创性的研究，这才是决定她职业命运的关键。
回到我自己的例子上，我也是通过固定日程来获得成功的。我也是极尽谨慎地使用个人生产效率词汇表中那个危险的词：“是”。说服我同意做浮浅工作是很难的。如果你让我去参加一些大学里无关紧要的公务，我会用招聘我入职的那位系主任的话来回应：“等我拿到终身教授资格再说吧。”我还有另外一个不错的技巧，就是明确地拒绝，但拒绝的理由则模糊处理。这样做的关键是避免给请求人提供机会，来否定你具体的拒绝理由。例如，如果我以在同一时刻有其他出差任务为理由来拒绝一次十分耗时的演讲，我不会提供细节——因为这样可以给请求人可乘之机，将活动安插到我现在的日程里——而只是说：“听起来很有趣，但是我的行程有冲突，恐怕参加不了。”我会拒绝此类任务，也会遏制内心的冲动，不去安抚邀请人，因为其结果往往会对我的行程造成同样的影响。（比如，“不好意思，我参加不了你们的委员会，但是我愿意看看你们的企划书，提出一些建议”。）简单干脆地拒绝是最好的。
除了小心谨慎地控制自己的责任外，我对个人时间的管理也极为负责。因为每天的时间都是有限的，我无法容忍重要的截止日期慢慢压迫着我，也不能容忍因为没有花时间制作一份精巧的计划，而在小事上浪费一个上午。固定日程生产力如达摩克利斯之剑高悬在工作日上，使我的日程安排十分紧凑。如果没有随时可能砍下的剑刃，我可能会有更多的懒惰习惯。
总而言之，纳帕尔和我之所以能够不似汤姆那样的加班，也能在学术上有所成就，原因有二。其一，我们采用固定日程的方法，在做选择的时候有所侧重。严格缩减浮浅工作，保持深度，在解放了时间的同时，保证我们创造的新价值也不会减少。实际上，我可以这样说，减少浮浅工作为实现深度工作节省了更多的精力，使我们的产出比采用密集日程安排时更高。其二，我们的时间有限，因而会更谨慎地思考个人的组织习惯，这也使得我们产出的价值能够高于采用长时间但混乱的日程安排的人。
该策略可以应用于大部分的知识工作领域。即使你不是教授，固定日程生产力也可以带来巨大的收益。在大多数的知识工作岗位上，想要拒绝一项单看无害的浮浅任务——可能是受邀去喝一杯茶或者是答应“开一个电话会议”，可能会很难。然而，专注于固定日程生产力可以使你进入稀缺思维方式。突然间任何深度工作之外的职责都变得可疑起来，被看作是潜在的干扰。你默认的答案可能就会变成“不”，能占用你时间和精力之事的准入门槛陡然上升。你开始用雷霆般的效率安排自己的精力处理这些难题。你也可能重新审视所在公司的工作文化，原本以为是铁一般的纪律，最后却发现也是有弹性的。举个例子，在发出邮件几个小时后才收到老板的回信是正常的。固定日程生产力却会让你不再急于等待邮件，可以在第二天早上查收。许多人怀疑这样做或许会带来麻烦，因为老板可能在等待你迅速回复。很多时候，你的老板只是碰巧在晚上处理自己的收件箱，但这并不意味着她需要立刻收到回复。这种策略将帮助你迅速发现这些规律。
换言之，固定日程生产力是一种简单却影响广泛的超习惯。如果你只选择一种行为来重新确立自己关于深度工作的努力方向，它应该在你的备选单的前几位。但是，如果你仍然不确定刻意设置工作日工作时间上限的理念是否能够使你更成功，我建议你再次回顾固定日程拥趸拉蒂卡·纳帕尔的职业生涯。极为巧合的是，正当汤姆在网上叹息作为年轻教授不可避免地要面临巨大的工作压力时，纳帕尔（尽管她采用固定工作制），恰好取得了职业生涯里诸多成就中的一项：她最新的研究成果登上了《科学》杂志封面。
变得不容易联系到
如果关于浮浅工作的讨论不包括电子邮件，那么这种讨论是不完整的。这种典型的浮浅活动偷走了知识工作者的大部分注意力，不断地给你干扰。随时登录电子邮箱已经成为根深蒂固的职业习惯，以至于我们都忘记了自己有权决定它在我们生活中的地位。正如约翰·弗里曼（johnfreeman）2009年出版的《电子邮件暴政》（citethetyrannyofe-mail/cite）一书中提出的警示：“我们慢慢蚀去了追本溯源的能力——以一种谨慎复杂的方式，几乎忽略了一个事实：我们抱怨、抵抗或是重新安排自己的工作日使其更易管理是无可厚非的。”被电子邮件支配似乎已经是既定的事实，所有的抵抗都是徒劳的。
本策略反驳了这种宿命论。你无法避免使用这种工具，并不意味着要放弃权力，任由它控制精神世界。在下面一节里，我将介绍三种技巧，帮助你重新掌握控制权，来决定这些技术如何使用你的时间和精力，遏制住弗里曼所说的自主权的侵蚀。抵抗不是徒劳的：你对电子通讯的控制力比最初想象的要强。
贴士1：让发电子邮件给你的人做更多工作
大多数非小说作家是很容易联系到的。他们会在个人网页上公开电子邮箱地址，欢迎读者提出要求和建议。很多人甚至鼓励这种反馈行为，认为这是读者“社群建设”必需的。但我根本不吃这一套。
如果你访问我的作者网站联系人页面，并没有针对一般需求的电子邮箱地址；我根据不同人的需求列出不同的联系方式。比如，我的文学经纪人负责版权请求，演讲经纪人处理演讲邀请。如果你希望联系上我，可以在网站上找到一个特殊情况专用电子邮件地址，但有附带条件；还有，不要对收到回复抱太大期望：
如果你有能令我感兴趣或者是使我的生活更有趣的主意、机遇或简介，请给我发电子邮件到。如上文所述理由，我只会回应那些与我的日程安排相匹配或符合个人兴趣的邮件。
我将这种方法称作发件人过滤器，使那些试图联系我的人首先自我过滤一遍。这个过滤器大大减少了我在收件箱上所用的时间，我开始使用发件人过滤器之前，会在个人网站列出一个邮箱地址作为一个通用目的邮箱。不出所料，我经常收到大量长篇累牍的电子邮件，就具体的（常常是很复杂）学业或职业生涯问题征求意见。我乐于助人，但这些求助人的请求成为我的负担，使我无所适从。其实他们并没有花很多时间写邮件，但是我需要耗费很大的精力回应这些问题。发件人过滤器已经帮我屏蔽了大多数此类信件，并且大幅减少了我收到邮件的数量。说到帮助读者，我现在将精力着重投向精心挑选的群体，使效果最大化。比如，我现在不会回应世界上随便哪个学生的问题，而是与为数不多的几个学生群体密切合作。他们很容易就能联系上我，而我也可以为他们提供更切实有效的指导。
发件人过滤器的另一个益处就是可以改变人的期望。我的叙述中最重要的一句是：“我只会回应那些与我的日程安排相匹配或符合个人兴趣的邮件。”这句话看似不起眼，但是对于通讯人如何看待自己的信件却有实质性影响。关于电子邮件的社会习俗认为，除非你是名人，否则不管何人发给你的何种邮件都是必须回复的。因此，对于大多数人而言，满满的收件箱会带来重大的责任感。
通过调整给你写信人的期望，使他们意识到你可能不回信，这种情况就将大大改观。收件箱现在成了一个充满希望的地方，你可以在空闲时间浏览一下，找出那些值得处理的、有价值的邮件。这一大堆未读邮件再也不是重大的责任了。如果愿意的话，你可以忽略所有邮件，这样不会产生不良后果，但是在心理上却是极大的解脱。
刚开始使用发件人过滤器的时候，我还担心会显得矫情，好似我的时间比读者的时间更有价值——这可能会使他们生气。但是担忧的这种事情并没有发生。大多数人很容易就接受了你有权控制自己私人通讯的权利，因为他们自己也想享有这种权利。更重要的是，人们喜欢明确清晰。如果没有得到答复的期待，也自然能坦然接受没有答复的现实（总体来说，作家之类很少在公众场合露面的人，高估了人们对他们回信的重视程度）。
在某些案例中，这种期望值设定甚至可能为你的回应赢得更多的声望。比如，曾经有某网络出版商的编辑向我发了一封提供客座文章机会的邮件。按照过滤器设置的标准，我极有可能不会回复。当我回复了他之后，反而成了令人欣喜的意外。下文是她对这段交流的总结：
我给卡尔发送电子邮件，询问他是否愿意向我们的网站投稿时，已经有了预期。他在发件人过滤器里并没有提及想要写客座博客的事情，所以如果收不到他的回信，我也不会觉得难受。当他真的给我回信了的时候，我高兴极了。
我的发件人过滤器只是这种策略下的一例。我们来看一下克莱·赫伯特（clayherbert）的故事，他是为科技创业公司做众筹的专家：这个专业会吸引大量希望获得有用建议的来信。恰如福布斯网站关于过滤器的一篇报道中所述：“在一段时间里，来信数量超出了赫伯特的应对能力，所以他设置了过滤器，把负担转移到那些寻求帮助的人身上。”
虽然赫伯特和我的出发点相同，他采用的过滤器形式却有所不同。为了联系到他，你必须首先查阅“常见问题”，确认你的问题还没有得到回答（在采用这个过滤器之前，赫伯特需要经常回答重复的问题）。如果你通过了常见问题筛选，他会要求你填报一项调查，通过调查，他可以进一步筛选与个人专长极为相关的发件人。赫伯特要求通过这一步的人在联系自己之前交一小笔费用。这一笔费用并不是为了额外收入，而是为了选出那些真心寻求建议并愿意采纳的人。这些过滤器使赫伯特仍然能够帮助别人，以及遇到有趣的机会，但是与此同时，过滤器也帮助他将来信量降低到可以轻松处理的水平。
再举一个安东尼奥·森特诺（antoniocenteno）的例子，他经营一个名叫“纯爷们风格”的高人气博客。森特诺的发件人过滤器设置了一个双步骤的程序。如果你有问题，他会引导你到一个公众板块贴出来。森特诺认为用私人一对一的对话来一遍又一遍地回答相同的问题是十分不经济的。如果你过了这一步，他会让你点击几个复选框来做出以下三种承诺：
√我不是在问安东尼奥一个使用谷歌搜索10分钟就可以得到答案的问题。
√我不是复制粘贴了常见请求给安东尼奥发垃圾邮件，以推销我个人的不相关生意的。
√如果安东尼奥在23个小时内答复我，我将为某位陌生人做一件善事。
当你点击同意了所有三个承诺之后，联系页面才会出现一个信息框供你输入信息。
总结而言，电子邮件背后的技术是革命性的，但是当前指导我们如何应用这些技术的社会习俗却是落伍的。认为不论发件人和目的，所有信息都应不加区分地发至同一收件箱的理念，以及任何邮件都应该得到（及时）回复的理念，都是荒谬的。发件人过滤器是改善此状态十分有效的一个小技巧，也是顺应潮流的——至少对越来越多的企业主和自由职业者来说是这样的，他们不仅收到大量的来信，也有能力决定自己的可及性。（我也希望看到类似的规则能被应用到大型组织的办公室内部通信上，但是考虑到第二章论及的理由，想要实现这点愿望恐怕还需时日。）如果条件允许，您可以考虑使用发件人过滤器，重新夺回对时间和注意力的控制。
贴士2：收发电子邮件的时候做更多工作
请阅读思考以下几封普通的电子邮件：
strong电子邮件1/strong：“上周和你相聚很棒。我想继续探讨一下我们讨论过的一些问题。你想喝咖啡吗？”
strong电子邮件2/strong：“我们应该继续探讨我上次拜访时讨论的研究问题。提醒我一下，上次我们谈到哪儿了？”
strong电子邮件3/strong：“我尝试写了我们讨论过的那篇文章，随邮件附上。有什么意见？”
这三个例子对知识工作者来说应该都不陌生，代表了他们收件箱中无数类似的邮件。这些邮件可能是葬送产出的地雷：如何回复这些邮件将极大地影响到接下来的对话，进而决定了将要占用你多少时间和注意力。
一般情况下，人们面对这种询问式的电子邮件，本能的反应是尽快回复，把这些信息从收件箱中暂时性地清除。从短期看来，简短的回复可以使你得到稍许的宽慰，因为你将信息附带的责任踢回给了发件人。然而，这种宽慰只是暂时的，因为义务将会在你们之间踢来踢去，持续占用你的时间和注意力。因此，我建议正确处理这类问题的策略是在回复之前暂停片刻，并思考以下关键提示：
这条信息指向哪一个项目，成功完成项目的最有效流程（就产生的信息数量而言）是什么？
一旦你自己回答了这个问题，就取消那个快速回复，多花一些时间把你发现的流程写下来，指出当前处于哪一个步骤，然后强调接下来的步骤。我把这称作电子邮件的流程导向方法。其目的在于减少你所收到的电子邮件数量和因之而来的思维混乱。
为了更好地解释这个过程及其工作原理，让我们用流程导向方法来回应之前的电子邮件：
strong对于电子邮件1的流程导向回应/strong：“喝杯咖啡不错。我们在校园的星巴克碰头吧。我在下面列出了下周有空的两天。每一天，我都列出了三个时段。如果其中某一天的某个时段你也合适的话，通知我。如果你回复了就当作是确认了会面。如果没有合适的时间，下面是我的号码，可以给我打个电话，我们可以商量一个合适的时间。期待您的回复。”
strong对于电子邮件2的流程导向回应/strong：“我同意你的想法，应该继续讨论这个问题，下面是我的建议……
“下周找个时间，把你还记得我们就此问题进行做过的讨论发电子邮件给我。收到来信后，我将建立一个关于该项目的共享目录。总结你发给我的材料以及我自己关于之前讨论的回忆，写成文件，加入到目录里。在文件里，我将标亮我认为最值得讨论的两三项工作。
“我们可以在接下来的几周内尝试并核对这几项工作。我建议就此事安排一次电话交流，时间定在一个月后。下边列了一些我有时间接电话的日期和时间。你整理好笔记回复的时候，标明最适合你的日期和时间，回复就相当于确认了电话交流一事。期望我们能够深入研究这个问题。”
strong对于电子邮件3的流程导向回应/strong：“感谢回信，我将阅读草稿并于本周五（10号）发回带批论的修改版本。在回复的版本中，能改的我就直接做了编辑，并在一些我认为应该完善的地方添加批注以引起你的注意。届时，你应该了解到哪些地方需要完善，并提交最终草稿。无须回复本信息，也不用在我返还编辑稿后跟进交流，你可以放手去做，当然有问题时可以联系我。”
在草拟这些回复范本时，我开始先确认信息中所指的项目。请注意，“项目”在此是一个宽泛的词。它可以包括大而明显的项目，包括在一个研究项目上取得进展（例2），但是也包括了诸如约定咖啡聚会等小的事务性问题（例1）。然后我用一到两分钟思考从当前状态发展到想要的结果，需要信息量最少的流程。最后一步就是写一封回复，认真叙述这个流程并讲明我们当前的状况。这些例子都是关于电子邮件的回复，应该需要明确的是，类似的方法也可以用于起草电子邮件。
处理电子邮件的流程导向方法可以大大减轻科技给你的时间和注意力带来的负担。原因有二：一是此法减少了你收件箱中电子邮件的数量，有时甚至会大幅减少（如果你不仔细编辑回信的话，像安排一个咖啡聚会这么简单的事情可能需要接下来几天连续发六七条信息才能解决问题）。这样就可以减少你花在收件箱上的时间和用在这上面的脑力。
二是，用大卫·艾伦的话来说，一个好的流程导向信息可以立即把当前的项目“闭合”。当你收发的电子邮件发起了一个项目，这个项目就会潜伏在你的思维中——它成了“你的盘子里”的东西，它将占用你的注意力并最终需要你来解决。用这个方法可以把这一切扼杀在萌芽之中。通过拟定出全套的流程，在任务表和日历中添加所有与你相关的任务，并让对方也忙起来，可以使你的思维重新夺回被这个项目占据的思维空间。减少了思维杂乱，意味着有更多脑力资源可以用来进行深度思考。
流程导向的电子邮件可能乍一看不自然。一方面，它们需要你在编写之前花更多的时间来思考如何写。在这个时候，看起来好像你在电子邮件上花了更多的时间。但是在这个重要的关口上，你要明白多花两三分钟就可以避免之后收发多余的不必要信息，为你节省更多的时间。
另一方面，流程导向的信息可能显得呆板，过于技术流。当前关于电子邮件的社会习惯是倾向于使用对话体的语调，这与流程导向交流中通常使用的系统化安排和决策树是相冲突的。如果你介意这一点，我建议你在自己的信息前加一个长一点的对话体的序言。你甚至可以在信息中流程导向部分与对话体开头之间划出分割线，或者把流程导向部分标为“下一步工作建议”，这样一来，技术流的语调就不会显得那么突兀了。
最后要说的是，忍受这些小的麻烦是值得的。对你收发的电子邮件信息里所提出的建议多花一点心思，可以大大减少电子邮件对你的负面影响，保护自己深度工作的能力。
贴士3：不要回复
作为一名麻省理工的毕业生，我有机会同知名学者交流。在交流的过程中，我发现他们许多人都有一个关于电子邮件的使用方法，这种方法极好，用的人也不多：对于收到的电子邮件，他们的默认反应是不予回复。
慢慢地，我理解了这种行为背后的逻辑：他们认为使用电子邮件时，使收件人相信邮件值得一读是发件人的责任。如果你的邮件不够有说服力并且不能充分降低教授回复邮件所需的精力，那么你就得不到回复。
例如，下面的这封电子邮件，麻省理工的名人恐怕很多都不会回复：
教授好。我想有机会过来拜访您，讨论一下“课题甲”。您有空吗？
回复这条信息需要很多的工作（“您有空吗？”太含混，无法马上回答）。另外，这封邮件也没有试图说明这次交流是否值得教授花时间。知道了这些标准，我们就可以写一封更有可能得到教授回复的邮件：
教授好。我正在与我的导师“乙教授”开展一个与“课题甲”类似的项目。请问我可以在周四您办公时间的最后15分钟拜访您吗？届时可以向您更详细地介绍我们的进展，并探讨这些是否对您当前的项目有所裨益？
这一封邮件和第一封不同，清楚地说明了为什么这次会面有价值，也减少了收信人答复时所需要付出的精力。
该贴士建议你在职业环境允许的情况下，模仿教授对待电子邮件的矛盾方法。为了更好地帮助你，请尝试使用以下三条规则，以区分哪些信息需要回，哪些不需要。
教授的电子邮件分类法（如果一封电子邮件信息存在以下任何一点，请不要回复）：
·邮件相当含混或者存在其他问题，很难给一个合理的回复。
·你对这个问题或者提议不感兴趣。
·如果你回复了，不会有好结果；如果你不回复，也不会有坏结果。
关于以上三点，现实中存在大量显而易见的例外。比如你收到一封来自公司首席执行官的邮件，即使内容是关于一个你不关心的项目，给出的信息含混不清，你也得回复。除此类特例之外，采用教授使用的这种方法，就要在决定是否点下“回复”键的时候更加果决。
刚开始使用这个贴士可能会使你感觉不自在，因为这样做要求你摒弃当前关于电子邮件的重要惯例：不论信息是否相关以及是否重要，每一封邮件都将得到回复。采用这个方法后，发生一些不愉快的事情也是在所难免。有些人或许会感到疑惑或生气，尤其是那些从来没碰到过质疑或无视当前电子邮件惯例的人。其实呢，这没什么大不了的。正如作家蒂姆·菲利斯（timferriss）曾经写到的：“培养允许坏的小事发生的习惯。否则，你将永远发现不了改变命运的大事。”另外麻省理工的教授也发现，人们会很快调整对你的期望，适应你的社交习惯。你不回复他们匆忙写下的信息，这件事应该不会是他们生活中的重大事件。
一旦你适应了这种方法带来的不适，你就能感觉到它带来的好处。人们在讨论如何解决海量的电子邮件时常用到两个说法。一种说法是电子邮件将带来更多的电子邮件，另一种说法是费力处理含混或者无关的电子邮件是收件箱压力的主要来源。我们提出的这个方法建议积极主动地处理这两个问题：少发邮件，同时忽略那些难以处理的邮件。通过这个方法，你可以大大减少收件箱占用的时间和注意力。
我引述的这个例子在尝试刻意练习这项技能——刻意练习与我们对深度工作的定义有很多（虽然不完全）的重叠。在此为了更好地阐释，可以将刻意练习作为高认知要求任务的典型行为来看，而深度工作也恰属于同一类型的任务。