虽然很难当着上司或同事的面，看完文件就直接扔掉，不过我们可以临时保管起来当个凭证。我们先决定好保存的期限，比如几个月或者几个星期，时间一到就能直接扔掉。
如果你觉得按时间轴管理文件比较麻烦，也可以“等文件堆到××厘米，就从下层拿出10厘米厚的文件扔掉”。
最关键的就是在收到文件后，及时判断文件的必要性。
一味地堆放文件不仅会占空间，让人视觉上不舒服，而且到真的需要某些重要文件时，又不得不从“文件山”里来回翻找，一定会浪费时间和精力。
收到文件及时处理的习惯就可以避免这种浪费，实现办公室的断舍离。
笔记本·备忘录
会议或研讨会内容的笔记或备忘录也属于一种文件资料。特别是勤于做笔记的人，在短短一年会一不留神就能堆放好几本笔记。
记笔记做备忘一定是当时觉得内容非常重要才写下来的。但是，记录下的内容在将来能帮助工作的概率，并且自己也会反反复复地翻看的概率，尽管不能说是0，基本上也不怎么高吧。因此，这些笔记、备忘录也应按三个月或半年的周期进行处理。如果还是感觉不放心，可以在处理之前大致地过一遍笔记。
说实话，我其实也是个笔记狂魔。我随身总带着a5大小的笔记本。每当我和客户做工作沟通，或者有幸和那些让我好奇、给我带来刺激的人士交流，或者独自一人吃茶突然来了什么灵感的时候，我都会在笔记本上写写画画，基本上都是一些关键词或小短文之类的。
不过，我只是随手写写罢了。以后也不会翻看阅读，旧的老的东西不会留着，直接扔掉。因为某一瞬间脑中浮现或者闪现的东西，已经以有形的稳定的文字形式，在脑中留下清晰的痕迹了。
所以，即便没有翻看笔记，在写博客或是电子杂志的稿子时，脑中立刻会重现这些关键词或小短文。就相当于必要的信息在必要的时候及时出现的感觉。
名片
我想，无论是谁在参加本行业联欢会或者跨行业交流会前，总是决心已定——“我要好好拓宽下自己的人脉！”
我们在会场上和很多人交换名片，搭话聊天，然后在第二天再邮件交流或是加上好友，等等。然后的然后却没有下文了。也就是你和他们并没有真正地结缘。
为什么自己并没有碰到什么真正的有缘人？那是因为在这些社交场合的人绝大部分都是带着“我要认识结交一些对我有好处的人”的目的来会场的，没有人会想“我今天要尽量给结交的人带来帮助”。
我并不是说去这种社交场合没什么意义，而是觉得在这些场合获得的名片并没有多大价值。老实说，名片并没有保留的价值。即便是真的碰见意气相投的人，一下子进入话痨的状态，也和有没有名片、交换不交换名片没什么关系。
即使当时并没有发展成什么知交，也会在其他时刻其他地方再次相遇，所谓“有缘千里来相会”，到那时再交换名片也不迟。
缘分这个东西是很奇妙的。我想有很多人曾经和大企业的社长或名流等社会高层人士交换过名片。即便是一时聊得热乎，但等聚会结束，你们之间的关系并没有太大的进展，工作上也没有太多交叉。
原因何在呢？
一言以蔽之，因为你和他们的境遇不同，才没有缘分。就像他们住在公寓的30楼，而你住在5楼一样。同一楼层的人平常会碰面打招呼，不同楼层的人基本上碰不到面。
换句话说，你如果不搬到楼上=不提高自己的境遇，就跟他们没什么缘分。而提高境遇，实现改变的方法就是断舍离。
我们再回到名片这个话题。在现在这个社会里，上网就能获得新好友，一键就能找到别人的信息。纸质的名片越来越没有保留的意义了。在第一次见面时认真地把对方的名片保管下来，随后再认真培养关系的，大概和那个人的缘分比较好吧。
我收到的名片都是外包处理了（文件的电子化和管理交给专家来做）。所以，我手头一张名片也没有。
我并不是强调名片必须扔掉。将纸质的名片进行电子化，在公司内部共享，也能灵活地应用在经营战略上。那些只乖乖待在名片夹里的名片真是一点意义都没有。